Consentement et/ou base juridique à la collecte et au traitement des Données à caractère personnel

Dernière mise à jour Août 2022

La présente plateforme d’application (la « Plateforme ») est exploitée par Modern Hire Inc. (« Modern Hire » « nous » « notre ») afin de faciliter la réalisation des processus de pré-embauche fournis à nos clients (c’est-à-dire les employeurs) (sans distinction, le « Client » ou l’« Employeur ») dans le cadre de nos « Services ». Notre Plateforme et nos Services comprennent, sans s’y limiter, des évaluations préalables à l’embauche, des entretiens numériques/virtuels, des plannings et/ou d’autres expériences préalables à l’embauche pour les candidats, les candidats et/ou les demandeurs d’emploi (collectivement les « Candidats » ou « vous ») en les mettant en relation avec des recruteurs, des responsables de l’embauche et/ou d’autres intervieweurs (collectivement les « Recruteurs »). Notre Plateforme et nos Services facilitent les processus de pré-embauche de l’Employeur, mais Modern Hire ne participe pas ou ne prend pas de décisions concernant l’entretien, l’évaluation, la sélection ou le processus d’embauche du Candidat. Les personnes qui accèdent et utilisent la Plateforme ou les Services, y compris les Candidats, les Recruteurs et les Employeurs, peuvent être désignées ici collectivement comme les « Utilisateurs ».

L’entité responsable de toute Donnée Personnelle (telle que définie ci-dessous) qui est Traitée (telle que définie ci-dessous) lors de l’utilisation de la Plateforme et des Services, tant pour les Candidats que pour les Recruteurs, est l’entité auprès de laquelle le Candidat a soumis une demande d’emploi comme spécifié dans l’offre d’emploi respective ou l’entité par laquelle le Candidat ou le Recruteur a accédé à la Plateforme (c’est-à-dire notre Client/l’Employeur et le « Contrôleur »). Nous collectons, utilisons et transférons (collectivement le « Traitement ») les Données à caractère personnel en qualité de « Responsable du traitement » sur instruction du Contrôleur.

Nous traitons les Données à caractère personnel conformément à notre Avis de confidentialité et aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant et par exemple, le Règlement général sur la protection des données (pour les Utilisateurs de l’Union européenne), la loi australienne sur la protection de la vie privée (pour les Utilisateurs en Australie), la loi californienne sur la protection des consommateurs (pour les Utilisateurs en Californie).  Les détails sur les droits spécifiques dont vous disposez en vertu des lois applicables en matière de protection des données sont précisés plus en détail dans notre avis de confidentialité et les addenda relatifs aux lois spécifiques à chaque pays. En vertu des lois applicables en matière de protection des données, vous pouvez être tenu de consentir à certaines utilisations des Données à caractère personnel et, dans certains cas, le contrôleur de données (c’est-à-dire notre client) et son processeur de données (c’est-à-dire Modern Hire) peuvent avoir une base légale pour utiliser vos Données à caractère personnel sans avoir besoin d’un consentement explicite.

Lors de l’utilisation de notre Plateforme et des Services, toutes les Données à caractère personnel fournies par ou collectées auprès de vous en tant qu’Utilisateur, qui peuvent inclure vos réponses aux entretiens numériques/virtuels et/ou aux évaluations collectées par le biais d’enregistrements vidéo et/ou audio, de SMS, et/ou de réponses à des questions, et qui peuvent être à choix multiples ou basées sur du texte (collectivement « Données à caractère personnel ») sont traitées et stockées numériquement conformément à nos politiques de conservation des données et à notre Avis de confidentialité, ainsi qu’à toute politique de confidentialité du Client applicable.

Veuillez noter que tous les enregistrements (c’est-à-dire vidéo et/ou audio) que vous fournissez par le biais de nos Services ne sont PAS utilisés à des fins d’identification (c’est-à-dire qu’ils ne sont pas analysés numériquement ou traités en empreintes vocales ou en fichiers de reconnaissance faciale). En d’autres termes, ni la Plateforme ni les Services n’analysent vos traits de visage, vos expressions faciales, vos mouvements oculaires ou le ton de votre voix à quelque fin que ce soit, y compris à des fins d’identification, et par conséquent Modern Hire ne considère pas ces enregistrements comme des données biométriques telles que définies dans ou soumises à toute réglementation relative à la protection des informations biométriques. Nous pouvons convertir les Données à caractère personnel brutes des enregistrements en format texte afin de fournir les services. Notre client, en tant que contrôleur de données, aura accès aux Données à caractère personnel.

Notre conformité aux lois applicables en matière de protection des données inclut la conformité requise dans le cadre du traitement de ces enregistrements. Dans le cas où les enregistrements eux-mêmes seraient considérés comme couverts par les lois biométriques ou d’autres lois applicables en matière de protection des données (même s’ils ne sont pas utilisés à des fins d’identification), vous pouvez, en tant qu’utilisateur, avoir les droits suivants : le droit de savoir que ces enregistrements sont collectés et stockés dans la mesure nécessaire à la transcription et à l’évaluation de vos réponses ; que les enregistrements sont supprimés conformément à nos politiques normales de conservation des données et si nécessaire pour se conformer aux lois applicables en matière de protection des données ; et que votre utilisation de notre Plateforme ou de nos Services, qui incluent la collecte par le biais d’enregistrements vidéo et/ou audio, constitue votre reconnaissance en tant qu’Utilisateur de la réception d’informations concernant la collecte et l’utilisation des enregistrements comme décrit dans les présentes. Vous pouvez vous référer à notre avis sur la protection de la vie privée et aux addenda relatifs aux lois spécifiques à chaque pays pour plus de détails (par exemple, la loi de l’Illinois sur la protection des informations biométriques).

Vos Données à caractère personnel peuvent inclure des données telles que votre prénom, votre nom, votre adresse e-mail et/ou votre numéro de téléphone portable. Nos Services ne requièrent aucune information sensible, telle que définie dans les lois applicables en matière de protection des données (par exemple, origine raciale, ethnique, opinions politiques, croyances religieuses, etc.)  Nous recueillons généralement des Données à caractère personnel directement auprès de vous en tant qu’Utilisateur, qui peuvent inclure des données sensibles, par exemple, un enregistrement vidéo peut refléter des informations à partir desquelles le sexe, la race ou l’origine ethnique pourraient être déduits, mais nous n’utilisons pas ces données aux fins de nos Services. Nous traitons les Données à caractère personnel dans la mesure où cela est nécessaire pour fournir nos Services à nos Clients. Vos Données à caractère personnel (y compris les données sensibles) seront traitées conformément à notre avis sur la protection de la vie privée, y compris les addenda aux lois spécifiques des pays concernés.

En fonction des lois sur la protection des données qui peuvent s’appliquer à vous en tant qu’utilisateur (veuillez consulter notre avis sur la protection de la vie privée et les addenda relatifs aux lois spécifiques aux pays pour plus de détails), le fait que vous nous fournissiez une adresse électronique, soit dans le cadre d’une demande d’information, soit pour exercer vos droits concernant vos Données à caractère personnel, soit à d’autres fins, constituera votre choix, sur une base d’acceptation lorsque cela est requis par les lois applicables sur la protection des données (telles que la législation anti-spam du Canada), de nous permettre de communiquer avec vous par courrier électronique. Vous pouvez choisir à tout moment de ne plus recevoir de communications par courrier électronique de notre part.

Nous pouvons également utiliser l’intelligence artificielle et/ou la prise de décision automatisée pour évaluer vos Données à caractère personnel. Lorsqu’elle est utilisée, la prise de décision automatisée et/ou l’intelligence artificielle ne prend pas la décision finale sur la base de vos réponses, mais fournit plutôt un score ou un score recommandé, que l’équipe de recrutement de notre Client peut utiliser pour aider à la prise en compte de vos réponses. Notre Plateforme et nos Services facilitent les processus de pré-embauche de l’Employeur, mais Modern Hire ne participe pas ou ne prend pas de décisions concernant l’entretien, l’évaluation, la sélection ou le processus d’embauche du Candidat. Des détails supplémentaires sur l’utilisation de l’intelligence artificielle sont indiqués dans le formulaire de consentement « Comment l’intelligence artificielle est-elle utilisée pour réduire les préjugés dans le processus d’embauche ? », qui vous sera montré avant la partie de la Plateforme qui utiliserait un tel processus de prise de décision.

Comme indiqué dans notre avis de confidentialité, nous utilisons certains prestataires de services tiers, y compris notre fournisseur d’hébergement de données (« DHP » [Data Host Provider]) en tant que sous-traitant. Nous divulguons également des Données à caractère personnel à d’autres prestataires de services tiers, comme indiqué dans notre avis de confidentialité. Les centres de données de notre DHP et nos autres prestataires de services tiers peuvent se trouver dans un pays autre que celui où vous résidez.  Dans ce cas, notre Client (c’est-à-dire le contrôleur de données) et Modern Hire prendront des mesures pour s’assurer qu’un niveau adéquat de protection des données est en place pour se conformer aux lois applicables en matière de protection des données (par exemple, les clauses contractuelles types de l’UE en vertu du GDPR sont un moyen de le faire).

Vous pouvez révoquer votre consentement au traitement de vos Données à caractère personnel à tout moment en nous contactant à l’adresse support@modernhire.com. Dès réception d’une demande de révocation de consentement, nous contacterons rapidement le Contrôleur des données et, si le Contrôleur des données l’approuve, nous supprimerons vos Données à caractère personnel comme demandé, à moins que la conservation ne soit exigée par la loi ou par nos exigences de conservation des enregistrements, comme indiqué dans nos politiques standard de conservation des données. Si nous ne sommes pas en mesure de supprimer vos Données à caractère personnel, Modern Hire ou le Contrôleur des données vous informeront, en tant qu’Utilisateur, des raisons de cette conservation.

Si vous ne consentez pas ou révoquez votre consentement pour que nous traitions vos Données à caractère personnel, vous pouvez ne pas obtenir la pleine utilisation de la Plateforme et/ou le plein bénéfice de nos Services. Notre avis de confidentialité contient des informations sur la façon dont vous, en tant qu’Utilisateur, pouvez demander l’accès et demander la correction de vos Données, sur la façon dont les Utilisateurs peuvent déposer une plainte concernant une violation des lois applicables en matière de protection des données et sur la façon dont nous (ou notre Client en tant que Contrôleur des données) traiterons cette plainte. Les droits individuels supplémentaires dont vous pouvez disposer en tant qu’Utilisateur en vertu des lois applicables en matière de protection des données sont également détaillés dans notre avis de confidentialité et les addenda aux lois spécifiques des pays concernés. Vous pouvez nous contacter à l’adresse support@modernhire.com pour toute autre question concernant le présent Consentement.

Nous prenons des précautions afin d’assurer la plus haute protection possible de vos Données à caractère personnel. Toutes les Données à caractère personnel que nous traitons dans le cadre de la fourniture de nos Services sont protégées contre tout accès et toute manipulation non autorisés par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

En cliquant sur ACCEPTER ci-dessous, vous apportez le consentement ci-après : Je consens au traitement par Modern Hire de mes Données à caractère personnel, y compris, sans limitation, les données sensibles ou l’utilisation d’enregistrements, l’utilisation de l’intelligence artificielle ou la prise de décision automatisée, et le droit de communiquer avec moi en tant qu’Utilisateur par courrier électronique si je fournis mon adresse électronique, chacun aux fins décrites ci-dessus et comme cela peut être précisé plus en détail dans l’avis de confidentialité de Modern Hire et les addenda de la loi spécifique au pays concerné pour que je puisse, en tant qu’Utilisateur, accéder et utiliser la Plateforme et les Services de Modern Hire.